プリントの管理は、紙とデジタル、どっちが便利?

学校や塾、習い事からお子さまがもらってくるたくさんの「おたより」、どう管理していますか?

世の中、急速にペーパーレス化が進んでおり、おたよりをスマホで管理する方法に興味のあるかたも多いかもしれません。

一般的に書類は、紙のまま保管するほうが便利な場合と、デジタルで保管したほうが便利な場合があります。

この記事では、書類をデジタルで管理するメリットや、紙で管理するほうがよいケースを、整理収納アドバイザーが解説していきます。

保護者向け「おたより」の快適な管理方法を一緒に考えてみませんか?

目次

書類をデジタルで管理するメリット

まずは一般的に、書類をデジタルで管理するメリットを紹介します。

場所をとらない

あえて言うまでもありませんが、デジタルでは物理的に紙が減ることで部屋が散らかりませんし、スペースもとりません。

紙を減らしてスッキリ暮らしたいという時、デジタルでの管理が向いています。

検索性に優れている

また、デジタルの強みはなんといっても検索性です。

絞り込み検索が簡単にできるため、欲しいプリントをさっと探せるメリットがあります。

「あのおたより、どこにしまったかな」とあちこち探す手間が省けます。

仕分けが簡単!

分類・仕分けが簡単なのもデジタルの大きなメリットです。

紙で管理する場合、ファイルを用意して仕分けしたり、ラベルを貼ったりなど、手間とコストがかかります。

でもデジタルなら、タグづけなどしておくだけで、仕分けが終了してしまいます。

外出先からでも見られる

デジタルで管理すると、外出先からスマートフォンでプリント内容をチェックできます。

たとえば行事に必要な持ち物をサッと確認して買ったり、通勤の電車の中でプリント内容を確認したり、時間を有効に使えます。

家族との共有もラクラク!

デジタルならコピーも簡単ですし、SNSやメールで送るのも簡単です。

別の場所にいる家族にプリントを送って共有したい時など、時間もかからずとても便利です。

紛失しづらい

紙の書類は、うっかりどこかに紛れてしまうことなどがありますが、データで管理すれば、削除しない限り、紛失しにくいです。

以上が、書類をデジタルで管理する主なメリットです。

では書類を紙で管理するほうが便利なのはどんな時でしょうか?

書類を紙で管理するほうが便利な場合とは?

紙は一覧性に優れている

紙のメリットは、一覧性です。たとえば書籍や分厚い資料全体をぺらぺらとめくって全体を見渡したり、あの部分に何が書いてあって、このあたりに何が書いてあるかなど、ページをまたいで調べたりする時など、紙のほうが便利です。

その場でメモを書き込むのが簡単

もらったプリントにその場で書き込みを行いたい時、紙なら鉛筆やペンがあればさっとできます。デジタルでもタブレットペンなどで書き込みは可能ですが、紙を取りこんでアプリを立ち上げて……など紙に比べるとまだ多少手間がかかります。

「原本」の保管や提出が必要となる時がある

契約の証書や公的な事務手続きの書類は、法律上、紙のまま保管しなければならないものがあります。

学校のおたよりでも、個人面談や参観日のお知らせなど、「紙」に記入して提出する必要のある場合は、紙での保管が必要です。

以上が、一般的な書類のデジタル管理のメリットと、紙の管理のメリットです。

(これから時代の変化や、技術革新で、さらに変化していくこともありそうですが今のところのメリットをあげました。)

保護者向けおたよりは、デジタル管理が向いている

保護者のかた向けおたよりの場合、ページ数は1枚~せいぜい5枚程度。

書籍のようにページ数のあるものではないので、「一覧性」は必要なさそうですし、学習用プリントなどと違って、その場で書き込む作業もあまりないでしょう。

となると、紙での提出が必要な一部のおたよりを除けば、デジタルでの保管が向いています。

「場所を取らない」「検索が早い」「仕分けが簡単」「外出先でも読める」などといったメリットが大きいからです。

「まなびの手帳」のプリント管理機能がおススメの理由

でもデジタルで管理するのって、アプリを覚えたり、フォルダー分けしたり、逆に面倒なんじゃないの?
というかたに、「まなびの手帳」のプリント管理機能は、おススメです。

使い方はシンプルで、プリントをスマホで撮影して、タグなどを選ぶだけ。
ITがなんとなくニガテというかたも、手軽に始められるのが魅力です。
散らかりがちな学校、塾、習い事などのプリントが一括管理でき、絞りこみ検索やリマインダーで期限を忘れることもなくなります。

「まなびの手帳」のプリント管理機能の便利な使い方や、実際に使っている保護者のかたの声はこちらからチェック

まとめ & 実践 TIPS

一般的に書類の管理は、デジタル、紙、それぞれに長所があります。
ですが、保護者のかた向けのおたよりは、デジタルで管理するほうが圧倒的に向いています。
仕分けがラク、瞬時に探せる、散らからない、外出先からも読めるなど、多くのメリットがあるからです。
なるべく簡単に、おたよりをスマホで管理してみたいかたには、「まなびの手帳」のプリント管理機能がオススメです。


この記事を書いた人
整理収納アドバイザー ライター 長谷川ヨスコ

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